El contexto de los eventos farmacéuticos en Colombia
La industria farmacéutica en Colombia organiza una variedad amplia de eventos que requieren streaming: simposios científicos durante congresos médicos, advisory boards con expertos nacionales e internacionales, lanzamientos de nuevas moléculas o indicaciones, capacitaciones para fuerzas de venta, y reuniones de Market Access con tomadores de decisiones en salud.
Cada uno de estos formatos tiene características distintas. Un simposio en el marco de un congreso médico puede tener 300 asistentes y transmitirse a todo el país. Un advisory board con 15 especialistas puede ser completamente privado, sin grabación pública. Una capacitación de fuerza de venta puede requerir transmisión simultánea a 10 ciudades.
En Time Solutions Colombia hemos trabajado con estos tres formatos y muchos intermedios. Lo que los une es la necesidad de un proveedor técnico que entienda el nivel de exigencia de la industria, opere con discreción y garantice que el evento funcione impecablemente.
Formatos más comunes y cómo los manejamos
Simposios satélite en congresos médicos
Muchos laboratorios patrocinan simposios durante congresos médicos (Congreso Nacional de Medicina Interna, Congreso de Oncología, Semana Cardiovascular, etc.). El reto es que el stream del simposio coexiste con el stream del congreso general en el mismo venue, lo que exige coordinación técnica precisa.
Manejamos el simposio con nuestro propio equipo de captura, independiente del sistema del congreso. La señal va a la plataforma del laboratorio (o a una URL específica del congreso virtual) y los asistentes online acceden directamente.
Advisory boards híbridos
El formato más frecuente: un panel de 8 a 15 especialistas en una sala de hotel, con 2 a 5 panelistas adicionales conectados desde el exterior via videoconferencia. El moderador del laboratorio conduce la sesión. La transmisión puede ser a equipos de Medical Affairs, Market Access o Dirección Médica de varias regiones.
Para este formato configuramos integración limpia de los ponentes remotos dentro del stream principal, con conmutación fluida entre cámara del salón y pantalla del participante remoto. El audio es crítico en estos eventos — usamos mezcla profesional para que todos los participantes, presenciales y remotos, suenen con la misma calidad.
Lanzamientos de producto
Los lanzamientos de nuevas moléculas o indicaciones para equipos médicos y científicos de un laboratorio suelen ser eventos de alto perfil donde la producción visual importa tanto como el contenido. Integramos el streaming con el sistema de producción del evento: pantallas de fondo, gráficos en tiempo real, videos pre-producidos y conexiones remotas con el equipo global.
Confidencialidad y compliance
La industria farmacéutica opera bajo marcos regulatorios estrictos (Ley 1480, normativa INVIMA, códigos de ética de Afidro). Nuestro trabajo debe ser compatible con estos marcos.
Nuestras prácticas estándar para eventos farmacéuticos incluyen:
- Firma de NDA antes de cualquier acceso a información del evento
- No publicación de ningún material relacionado con el evento en redes propias o portafolio
- Entrega de archivos de grabación exclusivamente al contacto designado por el cliente
- Eliminación de archivos de nuestros sistemas dentro de los 30 días posteriores a la confirmación de entrega
- Configuración de plataformas de streaming con acceso autenticado (login requerido, sin enlace público)
Ciudades donde operamos para eventos farmacéuticos
Los principales eventos farmacéuticos en Colombia se concentran en Bogotá, Medellín, Cartagena (especialmente durante la temporada de congresos médicos, agosto-octubre) y Cali. También hemos cubierto eventos en Bucaramanga, Manizales y Barranquilla.
Para Bogotá, que concentra la mayor parte de las sedes regionales de laboratorios multinacionales, tenemos una logística de desplazamiento bien rodada. El costo de traslado siempre se incluye de forma transparente en la cotización.
¿Evento farmacéutico próximo?
Podemos firmar NDA antes de la primera reunión. Cuéntanos el formato y la ciudad.
Solicitar propuesta confidencialPreguntas frecuentes
¿Pueden manejar el NDA y confidencialidad de un evento farmacéutico?
Sí. Estamos acostumbrados a trabajar bajo acuerdos de confidencialidad. No publicamos imágenes ni videos de eventos farmacéuticos sin autorización expresa del cliente. Todos los archivos de grabación se entregan exclusivamente al contacto designado por la empresa y se eliminan de nuestros sistemas después de la entrega confirmada.
¿Qué plataformas usan para eventos farmacéuticos con acceso restringido?
Configuramos el streaming en la plataforma que el cliente prefiera: Vimeo con contraseña, Zoom Webinar, Microsoft Teams Live Events, Dacast con acceso por token, o la plataforma propia del laboratorio. También podemos usar plataformas de congresistas habituales en el sector como CVent o Hopin si el cliente ya las tiene contratadas.
¿Pueden hacer streaming de un advisory board con ponentes internacionales?
Sí. Los advisory boards híbridos — donde parte del panel está presencial y parte conectado desde el exterior — son uno de los formatos que más hacemos para la industria farmacéutica. Manejamos la integración de los ponentes remotos (vía Zoom, Teams o plataforma propia) dentro del stream principal, con audio limpio y pantalla compartida de presentaciones.
¿Trabajan con los principales laboratorios en Colombia?
Sí, tenemos experiencia con eventos de laboratorios multinacionales y nacionales en Colombia. Por acuerdos de confidencialidad no podemos nombrar los clientes en público, pero podemos compartir referencias directas bajo NDA si el cliente lo requiere en el proceso de evaluación.
¿Qué pasa si el evento tiene restricciones de grabación para ciertos segmentos?
Lo manejamos perfectamente. En eventos farmacéuticos es común que haya segmentos que no deben quedar grabados (discusiones internas, datos preliminares de estudios). Definimos desde la preproducción qué segmentos se graban y cuáles no, y el técnico en sitio ejecuta esas instrucciones con precisión.